Mehr Freizeit durch Prozesse?

Dass Ordnung zu mehr Effizienz führt, ist eine Binsenweisheit. Nun stellt man sich unter Ordnung einen aufgeräumten Bürotisch oder ein ordentlich sortiertes Büchergestell vor. Schaut man im Duden nach, findet man zu Ordnung die folgenden interessanten Bedeutungen: durch Ordnen hergestellter Zustand, Einhaltung der Disziplin bestimmter Regeln im Rahmen einer Gemeinschaft sowie Art und Weise, wie etwas geordnet, geregelt ist. Worauf will ich hinaus?
Ich habe im alltäglichen Geschäft mit verschiedensten Kundengruppen zu tun. Eine Gruppe sind die Metallbauer, die mir schon von meinem beruflichen Werdegang her am nächsten stehen. Nun stelle ich immer wieder fest, dass hier Ordnung bzw. eine geordnete Abfolge von Arbeitsgängen nicht immer vorhanden ist. Weiter gedacht geht es hier doch eher um Prozesse. Wenn ein Metallbauer mit einem fertiggestellten Ausführungsplan zu uns kommt und wir dazu die Statik berechnen sollen, dann sehe ich gleich den grossen Verlust an Zeit und die Optimierung, die er hier vergibt. Stellen wir nun fest, dass seine Profilwahl zu gross und damit überdimensioniert ist, kann er entweder die Zeichnungen nochmals anpassen oder mit den grösseren und damit auch teureren Profilen arbeiten. Bei beiden Varianten wird er damit indirekt Geld verschenken, sei es in Form von Material oder durch Mehraufwand beim Zeichnen. Hätte der Metallbauer vor Beginn der Planung die Statik berechnen lassen, so hätte er bereits von Anfang an alles richtig gemacht. Dieses doch einfache Beispiel zeigt auf, dass jeder seine Prozesse im Betrieb überdenken sollte. Oft würden damit Kosten gespart und vor allem auch Zeit. Und Zeit ist in unserem hektischen Leben das wohl wichtigste Gut, das es zu optimieren gilt.
Wie sollte also ein Auftrag ablaufen? Ist die Offerte gestellt und wird daraufhin der Auftrag erteilt, folgt nun der wichtigste Schritt, der alle Kosten massgebend beeinflusst. Quasi unmittelbar nach Auftragseingang sollte der Unternehmer prüfen und festlegen, welche Informationen er vor Beginn der Planung braucht. Dies sind zum Beispiel die Statik, die Glasaufbauten, Preise verschiedener gleichwertiger Produkte usw. Nun, der Unternehmer wird sich sagen, dass er hierfür nicht immer gleich die notwendige Zeit aufbringen kann. Und diese Aussage ist der entscheidende Schritt in der Stressspirale. Würde die Abhandlung am Anfang richtig - oder geordnet - gemacht, dann wäre der Arbeitsaufwand später geringer und damit würde gleich wieder mehr Zeit zur Verfügung stehen um die nachfolgenden Aufträge geordnet zu starten.
Als Betriebswirtschafter lernt man, Ordnung mit Formularen, Checklisten und Arbeitsanweisungen zu erlangen. Viele Vorgänge sind ja meist dieselben. Es ist schade, wenn man es bei einem Auftrag richtig macht und beim nächsten etwas vergisst. Würde man immer mit denselben Arbeitshilfen arbeiten und diese natürlich auch anpassen, dann würden Fehler reduziert und das Arbeiten optimiert. Es ist zu hoffen, dass die Branche sich da weiterentwickelt und damit vielleicht auch der Stress auf alle Unternehmer etwas abnimmt.