Plus de liberté grâce à des processus ?

La Palice aurait dit que l"ordre conduit à davantage d"efficacité. Lorsque l"on parle d"ordre, on pense à un bureau rangé ou à une bibliothèque organisée. Le Larousse le définit ainsi : disposition d"éléments, organisation de leur place dans un ensemble ; disposition organisée, structurée selon certains principes, chaque élément ayant la place qui lui convient. Où est-ce que je veux en venir ?
Dans mon activité quotidienne, j"ai affaire à des clients les plus divers, comme les constructeurs métalliques, dont le parcours professionnel se rapproche du mien. Je constate avec eux que l"ordre ou une séquence ordonnée de phases de travail fait souvent défaut. En prolongeant le raisonnement, il s"agit plutôt de processus. Lorsqu"un constructeur métallique vient nous voir avec un plan d"exécution pour nous demander de réaliser les calculs statiques, je me rends immédiatement compte de la grande perte de temps et d"optimisation qu"il concède. Si nous estimons que le profilé qu"il a choisi est trop grand et donc surdimensionné, il peut soit réviser son dessin, soit travailler avec les profilés plus grands et donc plus chers. Dans les deux cas, il dépensera plus d"argent, que ce soit sous la forme de matériaux ou par un surcroît de travail de dessin. Si le constructeur métallique avait commandé un calcul statique avant de commencer la conception, il aurait tout fait correctement dès le début. Cet exemple simple démontre que chacun devrait repenser ses processus de travail. Une telle initiative permet souvent d"économiser de l"argent et de gagner du temps. Et dans notre société si frénétique, le temps est certainement le bien le plus précieux que nous devrions optimiser.
Comment devrait se dérouler une commande ? Lorsque le devis est établi et que la commande est attribuée, il ne manque plus que l"étape la plus importante, celle qui influence tous les coûts de manière déterminante. Presque immédiatement après la réception de la commande, l"entrepreneur devrait vérifier et définir les informations dont il a besoin avant le lancement de la conception. Il peut s"agir de calculs statiques, de structures vitrées, des prix de différents produits équivalents, etc.
L"entrepreneur dira alors qu"il ne peut pas toujours passer tout de suite le temps nécessaire à s"occuper de ces tâches. Cette déclaration constitue l"élément décisif de la spirale du stress. Si l"étude avait été conduite correctement, ou de manière ordonnée, dès le début, la charge de travail serait réduite en aval, ce qui dégagerait le temps nécessaire pour bien démarrer les commandes suivantes.
Les économistes d"entreprise apprennent à obtenir l"ordre avec des formulaires, des check-lists et des instructions de travail. De nombreuses procédures sont pourtant en grande partie identiques. Il est dommage de bien travailler sur une commande et d"oublier quelque chose sur la suivante. En travaillant tout le temps avec les mêmes supports, lesquels peuvent naturellement être adaptés, il est possible de minimiser les erreurs et d"optimiser le travail. Il faut espérer que la branche se développe dans ce domaine et que le stress qui affecte les entrepreneurs se résorbe quelque peu.