Juli 2021
Juli 2021
06.07.2021

Automatisierte Spesenerfassung und Rechnungsverarbeitung

KMU bekommen administrativen Beistand

Mit der Smartphone App AbaClik 3 hat Abacus Research – ab der Aufnahme eines Rechnungsbelegs über seine Bezahlung und bis zur Verbuchung – den gesamten Spesen- und Rechnungsprozess digitalisiert. Das automatisiert die Buchführung.

Werden Spesen in einem KMU erfasst, genügt es mit Hilfe eines Smartphones einen Spesenbeleg abzufotografieren, um automatisch alle darauffolgenden Prozesse umzusetzen und ihn abschliessend zu verbuchen. Relevante Informationen auf dem Beleg werden selbständig erkannt und mit Techniken der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens so strukturiert aufbereitet und ergänzt, dass sie für die anschliessende Verbuchung in der Abacus Business Software oder in der Cloud-Fakturasoftware AbaNinja zur Verfügung stehen.
Werden Spesen mit einer Firmenkreditkarte beglichen, wie sie etwa die Abacus-Partnerin Cornèrcard anbietet, übernimmt AbaClik die Zahlungstransaktionen in Echtzeit in die Smartphone App und verknüpft die Zahlung mit dem entsprechenden Beleg. Nach der Synchronisation der Daten in die Abacus-Finanzsoftware respektive in die Cloud-Lösung AbaNinja erfolgt die Verbuchung automatisch und der Originalbeleg ist auf der Aufwandbuchung hinterlegt.

Betrag wird in Echtzeit gutgeschrieben

Aber auch für Betriebszugehörige, die über keine Firmenkreditkarten verfügen, ist Abhilfe in Sicht. Denn AbaClik ist auch in der Lage, Zahlungsdaten vom Fintech-Unternehmen Yapeal zu verarbeiten. Fünf Minuten genügen, um bei Yapeal ein persönliches Konto zu eröffnen. Werden anschliessend anfallende Spesen mit der Debit-Karte von Yapeal beglichen und ein Beleg mit AbaClik fotografiert, lässt sich auch in diesem Fall der gesamte Spesenprozess vollständig automatisieren. Die Vorteile dieser neuartigen Lösung bestehen darin, dass sich damit sämtliche Buchungen zur gleichen Zeit wie die entsprechenden Transaktionen automatisch buchhalterisch erfassen und abschliessen lassen.

Einfacher geht’s nicht mehr: Spesenbelege und Rechnungen werden mit AbaClik 3 automatisch in die Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung verbucht.
Einfacher geht’s nicht mehr: Spesenbelege und Rechnungen werden mit AbaClik 3 automatisch in die Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung verbucht.

Zeit sparen dank automatisierten Prozessen

Auf die gleiche Weise, wie die Spesenbelege behandelt werden, lassen sich auch Lieferantenrechnungen erfassen. Der Prozess läuft identisch ab. Die bisher meist aufwendige manuelle Erfassung von Belegen oder Rechnungen entfällt dank der automatisierten Prozesse, sodass markant Zeit eingespart werden kann. Selbst wenn ein KMU seine Buchhaltung nicht selbst führt, sondern durch einen Treuhänder erledigen lässt, kann es die Scan-Funktion von AbaClik nutzen und die Lieferantenrechnungen automatisch in die Kreditoren- oder direkt in die Finanzbuchhaltung beim Treuhänder einfliessen lassen.

AbaClik 3 ist ab sofort im App Store zum kostenlosen Download verfügbar.
Kosten und weitere Informationen:
www.abaclik3.ch    ■