Wie wir mit Daten sicher und nachhaltig umgehen

Information wird neben Arbeitskraft, Rohstoff und Kapital als Produktionsfaktor immer wichtiger. Informationen erreichen uns heute über die verschiedensten Kanäle, vom Brief über das Radio bis zum Internet, und basieren sehr häufig auf computergespeicherten Daten. Daten werden von Menschen, immer häufiger aber bereits auch von Maschinen produziert. Die historische Mangelsituation hat sich heute zur Überflusssituation gewandelt. Aktuell verdoppelt sich der weltweite Datenbestand rund alle zwölf Monate. Mit der «Informationsüberflutung» und der dahinterstehenden «Datenexplosion» stellen sich viele Fragen: Wie werden all diese Daten verwertet? Wem sollen sie zur Verfügung stehen? Welche Auswertungen sollen erlaubt, welche verboten sein? Welche Verantwortung haben wir gegenüber der Nachwelt, damit die richtigen Daten archiviert werden und auch lesbar bleiben?
Selbstbestimmung und Demokratie brauchen kritische Auseinandersetzung
Viele Untersuchungen haben ergeben, dass den meisten Menschen eine grundlegende Ausbildung und ein genügendes Verständnis für den «Digitalen Datenraum» fehlen, obwohl sie sich tagtäglich darin bewegen. Minimale Grundkenntnisse bezüglich der Datenwelt sind für jeden Bürger und jede Bürgerin dringend notwendig, um die neuen Zusammenhänge zu erkennen, um bewusst und sicher zu handeln und die Konsequenzen ihrer Handlungen zu verstehen.
Persönliches Datenmanagement
Wir leben heute in einer Informationsgesellschaft und nutzen Computer und Handy privat und in Beruf und Schule. Da ist es zunehmend wichtig, über die dabei verwendeten Daten den Überblick zu behalten. Eigene Interessen und Kontaktpersonen können wechseln, technische Probleme und Systemwechsel mit der Zeit den Zugang zu den eigenen Daten erschweren oder blockieren; jeder kennt das. Daher ist ein persönliches Datenmanagement nötig, besonders wenn auch Dritte auf eigene oder auf gemeinsame Daten zugreifen müssen. Das Datenmanagement betrifft einerseits die Ablage der Daten und anderseits das langfristige Aufbewahren und Auffinden der Daten. Erstellen einer Liste der wichtigen Daten: Sie schafft Übersicht und hilft auch bei der Benennung von Dokumenten, Bildern, Passwörtern und Unterlagen aus der Zusammenarbeit mit Kollegen. Gruppieren der Daten nach Aktivitäten: Datensammlungen sollen gruppiert werden. Professionell erfolgt dies mittels der konsequenten Abbildung von Aktivitäten, zum Beispiel in Projekte, und der konsequenten Zuordnung aller Daten zu jeweils einem Projekt. Backups machen: Eigene und fremde Datenträger sind anfällig für Störungen. Bei externen Speicherdiensten besteht oft nicht einmal ein formeller Vertrag zur dauerhaften Datenspeicherung. In jedem Fall sollte regelmässig eine Kopie der Daten auf einem vom aktuellen System unabhängigen Datenträger gespeichert werden; dieser Datenträger soll an einem anderen Ort, das heisst möglichst nicht im gleichen Gebäude, gelagert werden. Von Cloud-Daten können lokale Backups automatisiert gespeichert werden und umgekehrt. So bleiben auch alte Daten, die in der Cloud gelöscht werden, zugänglich. Datensammlungen für mehrere Personen: Daten, die man nicht selbst erzeugt oder für sich selbst speichert, beispielsweise Projektdaten, sollen auch in einer Liste definiert werden, die angibt, welche Datensammlungen für welche Personengruppen wichtig sind, wer darauf zugreifen darf und mit welchen Rechten (Leserecht, Schreibrecht, Recht zum Speichern oder Löschen von Daten).
Empfehlung
Ein konsequentes Datenmanagement ist notwendig, damit sich mehrere Personen in einer Datenablage zurechtfinden, aber auch keinen Schaden anrichten können. Das geeignete Speichern von Daten für ein nachhaltiges Auffinden von länger gültigen Daten (zum Beispiel in PDF) ist ein wichtiger Bestandteil des Datenmanagements. Archivierung von Daten
Archivierung bedeutet hier die Langzeitaufbewahrung von Daten, damit diese auch nach Jahren und allfälligen Systemwechseln noch verfügbar gemacht werden können, wobei der Erhalt der Verfügbarkeit meist mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden ist. Für die Archivierung gibt es viele Gründe, persönliche, gesetzliche und kulturelle. Ausser für Historiker sind gesetzliche und firmeninterne Gründe die wichtigsten. So müssen bestimmte Daten von Gesetzes wegen «so, wie sie sind» (authentisch, revisionssicher, integer) aufbewahrt werden. Diese Anforderung bedingt besondere technische, organisatorische und inhaltliche Massnahmen.
Technische Anforderungen an digitale Archive
Viele nehmen fälschlicherweise an, dass Speichermedien wie Festplatten oder CD-ROMs Daten dauerhaft sichern. Das stimmt nur begrenzt, denn die dauerhafte Erhaltung von digitalen Daten und die Sicherstellung ihrer Lesbarkeit sind schon nach wenigen Jahren technologisch nicht mehr gewährleistet, weil neben den Datenträgern auch entsprechende Lese-/Schreib-Stationen und Betriebssysteme einsatzfähig bleiben müssen. Daten müssen redundant, das heisst mehrfach, auf unterschiedlichen Datenträgern und an unterschiedlichen Orten gespeichert werden, um die Gefahr eines (Total-)Verlusts zu minimieren. «Stabile», das heisst neutrale, öffentlich standardisierte, möglichst einfache Dateiformate ermöglichen, dass die Inhalte auch von künftigen technologischen Systemen geöffnet und gelesen werden können. Beispiele für stabile Dateiformate sind für feste Inhalte PDF, für Bilder PNG und JPG, für veränderbare Texte und Tabellen die OpenDocument-Formate (.odt, .ods). Bei Bildern kann es sich lohnen, diese sowohl in einem Bildformat als auch als PDF abzuspeichern. Von der Datenübernahme bis zur späteren Nutzung müssen archivierte Daten geschützt gespeichert werden, das heisst, jede Bewegung der Daten muss aufgezeichnet werden und einer Person zugeordnet werden können.