Juni 2017
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Effizientere Metallbau-Administration dank Digitalisierung

ADMINISTRATION IM METALLBAU

Sorba EDV AG • Der Vormarsch der Digitalisierung hat die Baustelle längst erfasst. Administrative Prozesse, wie das Ausfüllen des Rapports oder die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden, werden längst digital unterstützt. Dank der digitalen Unterstützung können diese Prozesse nicht nur effizienter durchlaufen werden, sie minimieren mittels automatischer Plausibilisierung auch Fehler und unterstützen das Metallbau-Unternehmen somit mehrfach.


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Die Sorba EDV AG in St. Gallen begleitet seit knapp 30 Jahren Schweizer Unternehmen im Bau-Haupt- und -Nebengewerbe in die Digitalisierung. Mit der selbstentwickelten Software bietet sie digitale Effizienzsteigerung über sämtliche Prozesse eines Unternehmens hinweg. Während sich die Gesamtlösung von Sorba (digitale Verarbeitung vom Devis bis zur Finanzbuchhaltung) bereits seit Jahrzehnten als Branchenstandard etabliert hat, sind in jüngster Zeit zwei weitere Produkte resp. Programme entwickelt worden, welche die Effizienzsteigerung in der Administration weiter vorantreiben.
Effiziente Arbeitszeiterfassung
für den Metallbau
Die verschärften Vorschriften zum Arbeitszeitnachweis der Mitarbeitenden haben die Bedürfnisse nach einer effizienten, unkomplizierten, aber detailgetreuen Erfassung verstärkt. Der Arbeitszeitnachweis entspricht genau diesen Bedürfnissen. In Ergänzung zur Stundenkarte können mit dem neuen Modul die Arbeitszeiten, Fahrzeiten, Pausen usw. im übersichtlich dargestellten Fenster einfach und rasch erfasst werden. Neben der übersichtlichen Darstellung bieten Vollständigkeitskontrollen die Sicherheit, dass keine Arbeitszeiten doppelt oder falsch erfasst werden - und die resultierenden Auswertungen (Stundenkontrollen) entsprechen den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Form und Detailierungsgrad.
Der Arbeitszeitnachweis von Sorba geht aber noch einen Schritt weiter: Neben der effizienten Arbeitszeiterfassung bietet der Arbeitszeitnachweis auch die Möglichkeit, sämtliche (Lohn-)Zulagen auf Basis von unternehmensspezifischen, mitarbeiterspezifischen und/oder projektspezifischen Gegebenheiten automatisch, aber individuell pro Mitarbeiter zu berechnen. Mit dieser Funktionalität treibt das St. Galler EDV-Unternehmen die effiziente Administration weiter voran.
Die umfangreichen und teils komplexen Regelwerke des schweizerischen Arbeitsrechts und des Gesamtarbeitsvertrags (GAV) können in diesem Modul einmalig hinterlegt werden. In Abhängigkeit zur rapportierten Arbeitszeit des Mitarbeiters werden die relevanten Zulagen automatisch kalkuliert und rapportiert. Zusammen mit Arbeitszeitvorlagen (ebenfalls unternehmens-, mitarbeiter- und/oder projektspezifisch) bietet die Arbeitszeiterfassung somit eine ideale Möglichkeit, nicht nur den gesetzeskonformen Arbeitszeitnachweis für die Mitarbeiter zu erbringen, sondern entlastet die Administration auch in erheblichem Umfang.
Mit der modular aufgebauten Software können die detaillierten Arbeitszeiten mitsamt allen Zusatzfunktionen auch in der Rapportierung (Tagesrapport) genutzt werden - selbst mobil auf dem Tablet.
Digitale Visumskontrolle
für Lieferantenrechnungen
Die detaillierte Kontrolle einer Lieferanten-
rechnung steht schnell im Widerspruch zur fristgerechten Bezahlung, um Skonto-Abzüge geltend machen zu können. Diesen Zielkonflikt hat die SORBA EDV AG analysiert und für die Baubranche eine Lösung ausgearbeitet. Mit Hilfe der Visumskontrolle ist es nicht mehr notwendig, dass die Papierrechnungen tagelang im Büro herumgereicht werden, um von den involvierten Instanzen kontrolliert und visiert zu werden. Lieferantenrechnungen können zentral eingescannt werden und sind mit wenigen Klicks bereits in der Buchhaltung berücksichtigt. Alle betroffenen Personen werden zeitgleich und über die erhaltene Rechnung informiert und können diese digital visieren, ablehnen und/oder kommentieren. Diese Visierung kann natürlich auch mobil über das Smartphone oder Tablet erfolgen. Erst wenn sämtliche Visa eingegangen sind, wird die Rechnung im nächsten Zahlungslauf berücksichtigt. Mit diesen Möglichkeiten bietet Sorba den Metallbau-Unternehmen die Chance, ihre Visierungsprozesse massiv zu beschleunigen, die Mitarbeitenden weniger an den Schreibtisch zu fesseln, und nebenbei gehen nie mehr Rechnungen auf dem Weg der Visierung verloren. Selbstverständlich bleibt dabei immer sichergestellt, dass aus besonderem Grund eine Rechnung selbst ohne vollständige Visierung pünktlich bezahlt werden kann.
Standard-Software individuell zugeschnitten
Die EDV-Branchenlösung für das Schweizer Bau-Haupt- und -Nebengewerbe wird durch Sorba EDV AG entwickelt und vertrieben. Das Programm ist vollkommen modular aufgebaut, was bedeutet, dass die einzelnen Module individuell zusammengestellt und die unterschiedlichen Besonderheiten des einzelnen Unternehmens voll berücksichtigt werden. Neben den hier aufgeführten Modulen bietet das Software-Unternehmen aus St. Gallen ein weitreichendes Sortiment an Software-Werkzeugen für die Metallbaubranche: Von der effizienten Projektverwaltung über die mobile Rapportierung und die branchenspezifische Lohnbuchhaltung unterstützen die Programme alle Prozesse des Metallbau-Unternehmens. Selbst die GPS-basierte Rapportierung und Nachverfolgung von Maschinen und Fahrzeugen und die optimierte Lagerbewirtschaftung werden durch die Software voll unterstützt.