Durch bessere Planung Zeit sparen

Bei der Arbeitsplanung ist die richtige Einteilung von grösster Bedeutung. Dabei geht es um die Unterscheidung zwischen «wichtig» und «dringend». Durch die Einteilung nach dem Drei-Stufen-Prinzip kann man sich auf die einzelne Tätigkeit besser konzentrieren und sie in der festgelegten Zeit erledigen. Durch Prioritäten reduziert man den Stress und die damit verbundenen Arbeitsfehler. Ausserdem verzettelt man sich nicht mit unwichtigen Tätigkeiten. Durch die perfekte Einteilung schafft man sich selbst einen guten Überblick über den Tagesablauf. So kommt es zu weniger Terminverzögerungen mit den meist negativen Folgen für den Einzelnen und den Betrieb.

Sämtliche Aufgaben werden in drei Bereiche unterteilt:
A-Aufgaben: sind dringend und gleichzeitig wichtig. Sie haben in der Planung absoluten Vorrang, sollten 25 Prozent der gesamten Arbeitszeit möglichst nicht überschreiten.
B-Aufgaben: sind meist nur dringend oder nur wichtig und beanspruchen circa 50 Prozent der Arbeitszeit. Eilige Aufgaben werden den wichtigen vorgezogen.
C-Aufgaben: sind im Augenblick weder eilig noch dringend, werden also gerne verschoben und machen etwa 25 Prozent der Arbeitszeit aus. Mit der Zeit ändern sich die Voraussetzungen, sodass C-Aufgaben zu A oder B aufsteigen.

Die Vorfahrtsregel lautet: Eiliges wird vor dem Wichtigen bearbeitet. Damit es nicht zur Überforderung einzelner Mitarbeiter kommt, kann der Vorgesetzte delegieren. Delegationsempfänger müssen aber gut in die Aufgabe eingewiesen werden.
C-Aufgaben sind am leichtesten delegierbar. Mit der Delegation wird nicht nur die Ausführung der Arbeit abgegeben, sondern auch die Verantwortung übertragen. Mitarbeiter sind stärker engagiert, wenn sie wissen, dass sie alleine verantwortlich sind. Ohne zwingenden Grund darf sich der Vorgesetzte nicht in die Ausführung der delegierten Arbeit einmischen. Trotzdem sollte der Mitarbeiter wissen, dass er sich bei Schwierigkeiten an seinen Vorgesetzten wenden kann und dies kein Zeichen der Inkompetenz ist.

Zeitmanagement heisst, die eigene Zeit zu beherrschen, statt von ihr beherrscht zu werden. Mit Zeiteinteilung geht man so sorgfältig um, wie mit den Backwaren, die frisch aus der Produktion kommen. Es sind immer nur drei oder vier Minuten pro Stunde, die von Zeitdieben gestohlen werden, das macht am Tagesende etwa eine halbe Stunde aus. Weil das nicht gross auffällt, unternimmt man nichts dagegen.

Arbeitsunterbrechungen möglichst vermeiden
Eine wichtige Regel im Zeitmanagement heisst, Arbeiten am Stück zu erledigen, sich nicht in der augenblicklichen Tätigkeit unterbrechen zu lassen. Um sich nach einer Unterbrechung wieder auf die ursprüngliche Tätigkeit zu konzentrieren, braucht man mehr Energie, das  verursacht Stress. Vielen ist das gar nicht bewusst. Unterbrechungen lassen sich nicht immer vermeiden, aber man ist ihnen auch nicht hilflos ausgeliefert. Ein Motor, den man nur ein paar Sekunden laufen lässt und dann wieder abstellt, wird gar nicht erst auf Betriebstemperatur kommen. Er wird nie seine volle Leistungsfähigkeit erreichen und sogar mehr Kraftstoff verbrauchen. Wer nach einer Unterbrechung erneut an die ursprüngliche Tätigkeit geht, braucht wieder eine Anlaufzeit und mehr Energie.
Man kann sich daran gewöhnen, wegen einer Rückfrage ständig unterbrochen zu werden. Für den «Unterbrecher» ist es einfacher, den Chef oder einen Kollegen zu fragen, als sich erst einmal selbst Gedanken über seine Aufgabe zu machen. Arbeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, sollten von niemandem unterbrochen werden. Der Unterbrecher leidet nicht darunter, nur der Unterbrochene.
Häufig kommt es zur Eigenunterbrechung. Man denkt schon während der augenblicklichen Arbeit an eine neue, andere Tätigkeit, ist mit den Gedanken schon woanders. Die Konzentration lässt nach, wenn man sich während einer Tätigkeit gedanklich mit einer anderen Aufgabe beschäftigt. Unser Gehirn kann nicht zwei Themen gleichzeitig verarbeiten, es switcht dabei immer zwischen den Themen hin und her. Man trainiert sich sogar eine Aufmerksamkeitsstörung an und kann sich auf Dauer nicht mehr voll auf das konzentrieren, was man gerade tut.