avril 2024
Gestion des processus et écueils les plus fréquents
RATIONALISATION EN CONSTRUCTION MÉTALLIQUE
Des processus mal réglés ruinent rapidement les efforts de passage au numérique. Un éditeur d'ERP connaît les faiblesses habituelles des processus des PME. Il sait les éviter, et pas seulement dans le cadre de l'introduction d'un ERP.
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Depuis toujours, un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) concentre les données de nombreux départements d'une entreprise, de la construction jusqu'au service et à la facturation en passant par les achats et la production. Mais les solutions ERP jouent désormais un autre rôle majeur : via des workflows, elles pilotent des processus de gestion complets, et ce par-delà les départements, les implantations géographiques ou même les entreprises. Les processus tout au long de la chaîne d'approvisionnement en sont un bon exemple. Souvent, la définition de ces processus débute avec l'introduction d'un système ERP. En effet, si plusieurs solutions isolées sont centralisées dans un système global ou si un système ERP existant est remplacé par un nouveau, une visualisation des processus est indispensable. Mais même indépendamment d'un projet IT, cela vaut la peine de contrôler et d'optimiser régulièrement les processus, car les exigences des clients, partenaires commerciaux ou organismes régulateurs changent constamment.
Révéler les points faibles
Pour consigner les processus, de nombreuses entreprises recourent encore à des tableaux ou à des documents texte. Mais pour décrire les processus, ces formats ne sont pas idéaux, car ils laissent beaucoup de place à l'interprétation et ne permettent pas de comparer différentes alternatives. En revanche, une représentation graphique comme celle du concepteur de processus de gestion de proALPHA aide à déceler de manière claire et structurée les points faibles typiques des processus :
• Divergences dans les processus : différentes personnes ont des opinions divergentes sur les étapes précises des processus et leur enchaînement.
• Doublons : la même tâche est réalisée plusieurs fois, en différents endroits et à des moments différents du processus.
• Absence de cohérence : plusieurs variantes s'appliquent à un même processus, comme un traitement différencié des factures transmises par courrier et par e-mail.
• Règles opaques : absence de règlement clair, par ex. pour les responsabilités ou les limites pour les validations.
• Trop de concertation : un processus s'apparente à une partie de ping-pong entre départements et, parfois, entre systèmes, ce qui allonge inutilement les délais.
Concepteur de processus de gestion : une image vaut mieux que mille mots
Des applications de modélisation des processus de gestion permettent aux entreprises d'identifier ces freins à la productivité et de définir des processus plus efficaces. Pendant le re-engineering, les variantes de processus peuvent être simulées aisément et comparées, et les processus sont documentés en parallèle. Ce logiciel prend donc en compte les exigences liées au management de la qualité, aux certifications ainsi qu'aux réglementations légales, comme par ex. la documentation des processus selon les principes de la tenue conforme, la conservation des livres, des données enregistrées et des documents sous forme électronique ainsi que l'accès aux données.
Le processus, puis le système
Pour l'introduction d'un ERP, un logiciel de modélisation présente un autre atout : tous les intervenants du projet s'accordent sur les nouveaux processus avant que le premier consultant ou développeur n'intervienne sur le logiciel. Cela permet aussi de décrire complètement et efficacement les exigences relatives au système ERP. Les processus sont ensuite transférés dans les workflows du système ERP. Pour que cela fonctionne, un logiciel de conception de processus de gestion doit être en mesure de réaliser plusieurs choses :
• Illustration de structures organisationnelles sous forme d'organigrammes ;
• Représentation claire d'une hiérarchie des processus ;
• Méthodes de modélisation claires et simples avec autant d'éléments de modélisation et de règles que nécessaire, mais aussi peu que possible ;
• Visualisations intuitives qui permettent à tous de comprendre les processus ;
• Possibilité d'ajouter des documents complémentaires tels que des manuels utilisateurs, des formulaires, des listes de contrôle, etc. ;
• Comparabilité des modèles créés ;
• Simplicité de partage de modèles avec d'autres, que ce soit sous forme de graphiques, de documents PDF ou Word.
