Mai 2019
Mai 2019

Optimisation des processus à grande échelle

INTRO

« On perd souvent un temps de travail précieux à rechercher les bons documents. »

J’ai récemment eu l’occasion de visiter le site de production d’un fabricant suisse de vitrage isolant. Cela en valait vraiment la peine ! L’enchaînement parfait des innombrables étapes du travail est tout simplement incroyable, tout comme la disponibilité des nombreux produits intermédiaires au bon endroit et au bon moment. Ce degré élevé d’optimisation est aujourd’hui indispensable, tant économiquement que techniquement.Cette visite m’a donné des ailes, car moi aussi j’aime optimiser mes processus de travail. Les optimisations ne concernent pas que les sites de production ou les chantiers. Nos bureaux présentent également un important potentiel d’optimisation. On perd souvent un temps de travail précieux à rechercher les bons documents. Nicole Sehl, experte en organisation, a écrit un livre des plus intéressants pour éviter les accumulations. Des améliorations permanentes débouchent sur « 20 % d’efficacité en plus au bureau », promet aussi Jürgen Kurz, auteur allemand à succès et expert en efficacité au bureau. Je pense qu’il a raison.Quelles sont les approches possibles pour travailler plus efficacement ?• Éliminer les piles sur le bureau, sur les surfaces de rangement et le sol. Un bureau dégagé libère l’esprit. Les deux auteurs fournissent des trucs et astuces à ce sujet. Une fois le bureau bien rangé, il s’agit évidemment de le conserver dans cet état afin de retrouver un espace de travail dégagé chaque matin.• Organiser le bureau numérique de son ordinateur. Là aussi, les piles s’accumulent et ne sont limitées que par la taille ou le nombre des écrans.• Limiter le flux d’e-mails. Exemple pour les e-mails (internes) courts, écrire uniquement dans la ligne d’objet : « OK pour le rendez-vous du 20.06.2019 à 10 h 00 /// » (clôturer de tels messages par EOM (End of Message) ou ///). Ne pas se contenter de lire les e-mails, mais les traiter (supprimer, transmettre, archiver, répondre, fixer une échéance). Utiliser des « Quick Steps » dans Outlook pour effectuer plusieurs étapes en un clic. Il est étonnant de voir à quel point une boîte de réception bien rangée peut libérer l’esprit.• Configurer des macros dans Excel et Word pour les commandes et fonctions utilisées régulièrement afin d’effectuer plusieurs étapes de travail en un seul clic.Il va de soi que cette liste est incomplète et trop concise pour permettre un gain d’efficacité de 20 %. Elle n’est qu’un bref aperçu. L’ensemble des thèmes tels que le dépôt de données, le travail en équipe, les rendez-vous, les réunions, les tâches, les travaux par blocs, etc. ne sont pas du tout abordés ici.La littérature sur le sujet fournit une description plus détaillée. Si vous n’êtes pas porté sur la lecture, vous pouvez aussi recourir à des livres audio, à des formations continues ou aux services d’un coach. Faites preuve d’originalité à l’image des fabricants de verre suisses, optimisez les processus dans votre bureau et gagnez en efficacité dans votre travail sur le plan de la technique et de la rentabilité. Reto MeiliExpert technique du verre dans le bâtimentIngénieur dipl. HES en construction métallique/SIASIGABInstitut Suisse du verre dans le bâtimentwww.sigab.ch